普通信件的格式一般分为开头称呼、问候语、正文、祝颂语、署名及日期五部分。信件的开头需要顶格写“开头称呼”，另起一行就是问候语，然后再另起一行开始撰写书信正文，祝颂语可以紧接正文，也可以正文下另起一行空两格，署名和日期写在祝颂语下方空一至二行的右侧。
1、开头称呼：应该在第一行顶格写，后加冒号以示尊敬，称谓应遵循长幼有序，礼貌待人的原则，选择得体的称呼。
2、问候语：如写“你好”、“近来身体是否安康”等，后面吗可以直接接正文。
3、正文：这是信函的主体，可根据正文和所述内容的不同，灵活地采用不同的文笔和风格。
4、祝颂语：写信人在书信结束时，向对方表达祝愿、勉慰之情的短语，多用此致、即颂、顺祝等词。
5、署名和日期：一般在信文的最后，写上写信人的姓名和写信日期，署名应写在祝颂语后另起一行靠右位置。一般写给领导或不太熟悉的人要署上大名以示庄重、严肃，如果写给亲戚朋友，可直写名而不写姓，署名后面可酌情加启禀词，对长辈用奉、拜上，对同辈用谨启、上，对晚辈用字、白、谕等词。
