1、当收件人收到邮件时，首先看到的是主题。因为现在很多人都会收到很多垃圾邮件，如果主题没写好，那么收件人就没欲望打开邮件，所以主题要写得清晰简单明了切题，要能吸引人注意。
2、然后我们再来写正文。写正文先要写称谓，根据收件人的不同身份来确定称谓。
3、写邮件要确定一个目的，要阐明自己的意图，让收件人知道你要表达的是什么。意图不明确的邮件只会让收件人放弃读下去。
4、邮件信息要简要，不可过长，太长了人们没耐心读下去，而且不能快速理解邮件的意思。邮件的观点要有重点，直奔主题，不要想到哪写到哪。
5、写电子邮件的语言虽然可以口语化，但也不能太随意。邮件的风格不要太过于严肃，稍微轻松一点。如果有重要的事要强调，可以加粗字体。
6、写完一封电子邮件后，如果有额外的不方便在邮件写的长文件，可以以附件的形式添加在邮件里。
